Mitarbeiter App Vergleich

Je größer die Auswahl, desto schwieriger die Entscheidung. Diese Situation kennen wir alle und irgendwann kommt man eben an einem Punkt, an dem man sich einfach entscheiden muss. Guter Rat ist dann teuer – oder auch nicht?

Wenn Sie sich bereits dafür entschieden haben, eine Mitarbeiter App für Ihre interne Kommunikation zu verwenden und nun die verschiedenen Angebote am Markt vergleichen, werden Sie sicher feststellen, dass sich die meisten Apps auf den ersten Blick in Funktion und Aufbau sehr ähneln.

Es ist daher ratsam einen zweiten Blick auf die einzelnen Angebote der Mitarbeiter Apps zu werfen. Um Ihnen diesen Vergleich und letztlich die Entscheidung einfacher zu machen, haben wir 10 fundamentale Fragen zusammengestellt, für die Sie eine zufriedenstellende Antwort finden sollten:

Der einfache Mitarbeiter-App Vergleich

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1. Wie viele Funktionen bietet mir die Mitarbeiter-App?

Das Marktangebot an Mitarbeiter-Apps ist mittlerweile groß und beginnt bei einfachen Softwarelösungen mit nur wenigen Features bis hin zu umfangreichen und individuell anpassbaren Systemen. Soll Ihre mobile Intranet-App lediglich einen News-Kanal und einen Chat beinhalten, finden sich viele Anbieter am Markt, was den Vergleich einfacher macht. Wenn die App mehr können sollte, wird es schon schwieriger.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, vorab zu eruieren, wie der Registrierungsvorgang in der Mitarbeiter-App umgesetzt wird. Gibt es eine freie Möglichkeit zur Registrierung (Mitarbeitende können sich selbst einen Benutzernamen und ein Passwort setzen) oder müssen die Benutzerdaten vorab von einem Administrator in das System eingepflegt und verwaltet werden. Letztere ist nicht nur für größere Unternehmen die bessere, sichere und empfehlenswerte Variante. Schließlich sollten sich im Intranet nur die eigenen Mitarbeitenden aufhalten, die im Unternehmen arbeiten.

Sofern Sie schon konkrete Vorstellungen haben, was Ihre Mitarbeiter-App können muss, machen Sie sich eine grobe Liste. Dann vergleichen Sie, welche App Ihre individuellen Wünsche bereits mit den Standardfunktionen erfüllen kann. Denn im besten Fall benötigt eine Mitarbeiter-App keine zusätzliche Individualprogrammierung. Schlussendlich kommt es nicht unbedingt darauf an, wie groß der Funktionsumfang der Mitarbeiter-App ist, sondern vielmehr, ob die Standardfunktionen bereits den größten Teil Ihrer Anforderungen erfüllen können.

2. Was und wie viel erhalte ich für jeden investierten Euro?

Nicht nur bei kleinen Unternehmen ist das Budget ein Entscheidungskriterium. Denn warum sollte zu viel Geld in ein Produkt investiert werden, das auch günstiger zu erwerben ist. Zu hohe Investitionskosten können zudem die Entscheidungsebene abschrecken und das Social-Intranet-Projekt in eine unabsehbare Zukunft verschieben. Die meisten Anbieter bieten die Mitarbeiter-App auf Basis eines Abo-Lizenz-Modells an. Das ist auch wesentlich günstiger, als sich eine App individuell programmieren zu lassen. Die Lizenz ist dann monatlich auf Basis der Nutzeranzahl fällig. Dazu kommt meist noch eine einmalige Einrichtungsgebühr, die oft je nach Projektumfang kalkuliert wird. Bei der Auswahl Ihres Anbieters ist daher anzuraten, sich diese Preismodelle im Detail anzusehen, denn hier lauern oft versteckte Kosten, die das Budget in ungeahnte Höhen treiben können. Beispielsweise werden in der Praxis gerne mit der offerierten Lizenzgebühr nur wenige Basisfunktionen angeboten. Will man jedoch mehr essentielle Funktionen in der Mitarbeiter-App (Befragungstool, Mehrsprachigkeit, etc.), muss man mit zusätzlichen monatlichen und nicht unerheblichen Mehrkosten rechnen. Idealerweise finden Sie einen Anbieter, bei dem bereits alle Funktionen (auch zukünftige) mit einer Lizenz abgegolten sind. Fragen Sie auch nach dem Support und in welcher Form dieser in den Basiskosten inkludiert ist. Je transparenter der Anbieter alle Preise darstellt, desto einfacher wird Ihre Kalkulation sein und Sie können davon ausgehen, dass Sie sich stets im budgetären Rahmen befinden.

3. Wie schnell und einfach komme ich zu meiner Mitarbeiter-App?

Gerade in den letzten Monaten während der Corona-Krise hat sich gezeigt, wie wichtig es ist, rasch zur richtigen Intranet Lösung zu kommen. Aber nicht nur in Krisenzeiten sind zahllose Angebotszyklen sowie umfangreiche Installations- und Einrichtungszeiten kontraproduktiv (weil auch kostenintensiv). Fragen Sie daher danach, wie schnell die Mitarbeiter-App für Sie in Ihrer gewünschten Form verfügbar ist. Wie aufwendig der Installationsprozess des jeweiligen Anbieters ist, kann auch als ein Indiz dafür gesehen werden, wie modern die angebotene Software ist. Mit einer modernen Software kann in der Regel schnell und einfach gestartet werden. LOLYO ist übrigens eine der wenigen Mitarbeiter-Apps weltweit, die Sie online buchen und binnen wenigen Minuten starten können.

4. Wie flexibel ist die Software für individuelle Anpassungen?

Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen und Vorstellungen in und für die interne Kommunikation. Vor allem dann, wenn die Mitarbeiter-App für alle Mitarbeitenden das Front-Door-Intranet sein soll (Der primäre Zugang zu allen digitalen Angeboten Ihres Unternehmens), sollte eine An- und Einbindung von Drittsystemen einfach durchzuführen sein. Im besten Fall können Sie sogar selbst die gewünschten Dienste einbinden. Lassen Sie sich daher über die Möglichkeiten der Mitarbeiter-App in puncto Anbindung informieren. Vergessen Sie nicht danach zu fragen, wie groß dann der Aufwand dafür ist. Bedenken Sie auch die Möglichkeit, dass sich mit den Basisfunktionen der Mitarbeiter-App vielleicht nicht alle Ihre individuellen Wünsche erfüllen lassen. Eine individuelle Programmierung sollte daher auch möglich sein.

5. Werde ich vertraglich gebunden?

Auch wenn eine Mitarbeiter-App eine langfristige Intranet-Lösung darstellen soll, ist es nicht unbedingt notwendig, eine ebensolche Bindung auch vertraglich einzugehen. Denn was ist, wenn sich Ihre Wahl für eine bestimmte Softwarelösung, trotz aller vorsorglichen Maßnahmen und Testrunden, in der Praxis doch nicht als passend herausstellt? Was ist, wenn sich später eine effizientere Lösung anbietet? Vertraglich gebunden zu sein ist dann wie eine Fessel, die Sie nur Geld und viele Nerven kostet.

6. Werden alle Kosten sofort und transparent vermittelt?

Wie schon vorher angesprochen, sollte für Sie die Kostentransparenz ein Entscheidungskriterium sein. Im Idealfall werden Ihnen alle Preise schon auf der Website des Anbieters überschaubar und einfach nachvollziehbar dargestellt. Leider ist das in der Praxis die Ausnahme und warum das so ist, kann nur vermutet werden (vielleicht weil es sehr teuer ist und damit abschreckend wirken könnte). Auf jedem Fall ist ein Anbieter vertrauenswürdiger, wenn er vom ersten Angebot an mit offenen Karten spielt.

7. Ist die Datensicherheit und der Datenschutz (DSGVO) ausreichend?

Datenschutz und -sicherheit sind in puncto Mitarbeiter-App ein absolutes Muss. Hier wird mit personenbezogenen Daten und betriebsinternen Informationen gearbeitet. Überprüfen Sie daher unbedingt, ob die DSGVO-Richtlinien rechtskonform eingehalten werden und ob die Datensicherheit gewährleistet wird. Diese Informationen erhalten Sie oftmals direkt auf der Website des Anbieters.

8. Ist die App sehr einfach zu bedienen und zu warten?

Ihre Mitarbeiter-App wird nur dann ein Erfolg, wenn auch all Ihre Mitarbeitenden damit arbeiten wollen. Daher sollte Ihre Mitarbeiter-App intuitiv und kinderleicht zu bedienen sein. Beachten Sie daher unbedingt das Design, das einladend und auf keinem Fall überladen sein soll. Die Bedienung sollte den gelernten digitalen Anwendungen ähneln, die von den meisten täglich verwendet werden (soziale Netzwerke, Messenger, etc.). Bedenken Sie, dass der Informationskonsum per Smartphone anders erfolgt, als auf dem PC. Smartphone-User sind ungeduldiger und erwarten rasch die wichtigsten Informationen. Orderstrukturen, die Sie vom Desktop-Computer her kennen, machen das Informationsangebot am Smartphone unübersichtlich und sollten daher in der Mitarbeiter-App unbedingt vermieden werden. Viel besser ist es, alle Informationen mittels Tags zu strukturieren. Das schafft mehr Übersicht und bietet auch mehr Möglichkeiten. Nicht umsonst werden die riesigen Datenmengen in großen Bild- und Dokumentendatenbanken mithilfe von Tags verwaltet. Auch die Administration der Mitarbeiter-App soll so einfach wie nur möglich sein und darf kein IT-Studium voraussetzen. Testen Sie die Software daher unbedingt vorab in einer Demo. Kommen Sie mit der Bedienung gleich zurecht, ist das schon die halbe Miete.

9. Ist die App auch für meine Mitarbeitenden attraktiv?

Laut Studien fühlen sich fast 90 % aller Mitarbeitenden dem Unternehmen gegenüber emotionell kaum gebunden. Jeder Fünfte davon hat sogar innerlich bereits gekündigt. Diese Tatsache unterstreicht deutlich die Notwendigkeit einer verbesserten internen Kommunikation, kann aber auch eine Hürde in der App-Einführung darstellen. Menschen benötigen einen persönlichen Vorteil, um sie für eine bestimmte Sache zu motiviert. Damit alle Mitarbeitenden Ihre Mitarbeiter-App auch installieren und nutzen, muss deshalb ein klarer Mehrwert gegeben sein, der über den Vorteil der besseren Informationsvermittlung hinaus geht. Idealerweise ist das ein Motivationssystem, wie es die Mitarbeiter-App von LOLYO bietet (Mitarbeiter werden für Ihre aktive Teilnahme mit Punkten belohnt, die gegen Goodies eingelöst werden können). Aber auch exklusive Services, die nur über die App erhältlich sind, können zur Teilnahme im mobilen Intranet anregen. Solche zu integrieren muss somit möglich sein. Wie vorhin schon beschrieben, ist die Optik und die Usability ein weiterer entscheidender Faktor für den Erfolg Ihrer Mitarbeiter-App.

10. Wird mein Corporate Design perfekt eingebunden?

Eine Mitarbeiter-App eröffnet Ihnen eine effiziente Chance, Ihre Mitarbeitenden emotionell noch stärker an Ihr Unternehmen zu binden und damit auch Ihre Employer Brand in neue Höhen zu heben. Dies setzt jedoch voraus, dass Ihr Corporate Design perfekt in die App integriert werden kann. Achten Sie in Ihrer App-Recherche daher auf eine einfache Möglichkeit der Einbindung von Logo und Firmenfarben sowie auf eine ideale Darstellung innerhalb der App. Im besten Fall findet sich das Logo auf jeder Seite im mobilen Intranet wieder.

Die Mitarbeiter App, bei der Sie diese Fragen am positivsten beantworten können, wird den Vergleich gewinnen. Nun viel Erfolg bei Ihrer Suche nach der besten Mitarbeiter App.