Mitte der 1990er Jahre fiel mit der ersten Intranet-Software der Startschuss hin zu einer digitalen internen Kommunikation wie wir sie heute kennen. Seither hat sich auf diesem Gebiet viel in der Entwicklung getan. Eine moderne Intranet-Software ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Dabei handelt es sich um Software-Lösungen, die es Mitarbeitenden ermöglichen, Informationen, Ressourcen und Daten innerhalb des Unternehmensnetzwerks sicher auszutauschen.
Folgend tauchen wir etwas mehr in die Materie der Intranet-Softwarelösungen ein und widmen uns Aspekten wie der Definition hinter dem Begriff Intranet-Software und wofür diese eingesetzt werden.
Was ist eigentlich eine Intranet-Software?
Eine Intranet-Software ist eine Sammlung von Anwendungen, Tools und Funktionen, die speziell für die interne Verwendung innerhalb eines Unternehmens entwickelt wurde. Sie basiert in der Regel auf einem sicheren webbasierten internen Netzwerk, das nur für Mitarbeitende in einem Unternehmen zugänglich ist, die über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Die Software kann auf den internen Servern des Unternehmens oder in der Cloud gehostet werden und bietet einen sicheren und effizienten Kanal für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit.
Wozu wird eine Intranet-Software verwendet?
Eine Intranet-Software erfüllt verschiedene Funktionen, um die Kommunikation und Kollaboration in einem Unternehmen zu verbessern:
-
Informationsaustausch: Unternehmen nutzen Intranet-Softwares, um wichtige firmeninterne Informationen mit den Mitarbeitenden zu teilen. Das können Ankündigungen, firmenbezogene News, ein Veranstaltungskalender oder Dokumente sein.
-
Zusammenarbeit und Teamarbeit: Der Einsatz einer Intranet-Software fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen. Sie erlaubt Mitarbeitenden das gemeinsame Arbeiten an Projekten, vereinfacht die Kommunikation untereinander und ermöglicht einen besseren Wissenstransfer im Unternehmen.
-
Integration von Geschäftsanwendungen: Eine fortgeschrittene Intranet-Software kann zumeist in andere Unternehmensanwendungen integriert werden, um den Zugriff auf Daten und Informationen zu optimieren.
-
Kommunikationstool: Intranet-Softwares dienen Unternehmen häufig als Kommunikationstools für Foren, Diskussionsgruppen und Mitarbeiter*innenverzeichnisse, um den Austausch von Ideen und Informationen im Team zu erleichtern.
-
Ressourcen-Zugriff: Intranet-Softwares bieten einen virtuellen Raum, wo Mitarbeitende auf benötigte Ressourcen zugreifen können. Beispielsweise auf Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen, Handbücher, Formulare oder interne Prozessdokumentationen.
Welche Intranet-Software gibt es?
Es gibt eine Vielzahl von Intranet-Softwarelösungen auf dem Markt, die verschiedene Funktionen und Merkmale bieten. 3 der beliebtesten Intranet-Softwares sind:
1. Das Social-Intranet
Ein Social-Intranet ist eine Plattform, die eine effektivere interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen fördert. Durch die Integration sozialer Funktionen, wie Gruppenchats, Kommentare und Diskussionsforen, ermöglicht das Social-Intranet einen offenen Austausch von Ideen und Wissen zwischen den Mitarbeitenden. Es fördert eine transparente Unternehmenskultur und stärkt das Engagement der Belegschaft. Mit einfachem Zugriff auf wichtige Dokumente, Teamkalender und Ankündigungen wird die Organisation und Team-Kollaboration optimiert.
2. Die Mitarbeiter-App
Die Mitarbeiter-App ist eine vielseitige Intranet-Software, die die Arbeitsbedingungen für Mitarbeitende wesentlich verbessert. Mittels Mitarbeiter-App haben alle Mitarbeitende Zugriff auf wichtige Unternehmensinformationen, Dokumente und Ressourcen direkt auf ihren mobilen Endgeräten. Dies fördert die Flexibilität, da den Mitarbeitenden ermöglicht wird, von überall aus zu arbeiten und dennoch nahtlos mit dem Team verbunden zu sein. Insgesamt steigert die Mitarbeiter-App die Effizienz, Produktivität und das Engagement der Mitarbeitenden im Unternehmen.
3. E-Mail & Messenger-Dienste
E-Mail und Messenger-Dienste sind essenzielle Kommunikationsmittel für Unternehmen, die eine effiziente und rasche Informationsübermittlung ermöglichen. Die E-Mail fungiert eher als elektronischer Kommunikationsweg, der das Versenden von Nachrichten, Dokumenten und Dateien an einzelne Empfänger oder Gruppen via Internet ermöglicht. Vorwiegend für die formelle Kommunikation von Angebotsanfragen, Bestellungen, Rechnungen oder Projektaktualisierungen. Während Messenger-Dienste hingegen den Nutzer*innen den Austausch von Textnachrichten, Dateien, Bildern und Videos in Echtzeit ermöglichen. Sicherheits- und Datenschutzaspekte stellen bei Messenger-Diensten jedoch Herausforderungen dar.
Intranet-Software: Worin liegen die Unterschiede?
Die wesentlichen Unterschiede zwischen den verschiedenen Intranet-Softwarelösungen liegen hauptsächlich in den Funktionen, der Benutzeroberfläche, der Benutzerfreundlichkeit, der Integration mit anderen Anwendungen und den Sicherheitsfunktionen. Die Wahl der richtigen Intranet-Software hängt somit von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens ab.
Zusammengefasst spielen Intranet-Softwarelösungen eine entscheidende Rolle bei der Förderung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen. Sie schaffen eine zentrale Plattform, auf der Mitarbeitende Informationen austauschen, zusammenarbeiten und effizienter arbeiten können, was zu einer gesteigerten Produktivität und einem besseren Arbeitsumfeld führt. Durch die Nutzung der richtigen Intranet-Software kann ein Unternehmen seine Effizienz steigern und eine transparentere und besser vernetzte Arbeitskultur schaffen. Als Allrounder in Puncto Kommunikation und Kollaboration empfehlen wir jedoch den Einsatz einer Mitarbeiter-App wie die von LOLYO. Diese erlaubt es sich in Echtzeit mit den Mitarbeitenden in Verbindung zu setzen und interne Work-Flows höchst effizient zu gestalten.
Jetzt Newsletter abonnieren!
Frischer Content aus den Bereichen HR und interne Kommunikation – monatlich in Ihrem Postfach.
