So integriert man das Intranet in der Mitarbeiter-App: Die Erfolgsgeschichte vom Hilfswerk Kärnten
Im LOLYO SUCCESS-talk zeigten Mag. Nicole Fischer, Abteilungsleiterin für Marketing & Kommunikation, und Victoria Prucknig, Assistentin der Geschäftsführung, wie sie das komplette Intranet in die LOLYO Mitarbeiter-App integriert haben – mit durchdachtem Design, klarer Struktur und jeder Menge Kreativität.
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Hier der gesamte Talk zum Nachschauen:
Für alle Podcast-Fans gibts den gesamten Talk auch zum Anhören:
HWK Inside immer dabei – das mobile Social Intranet für alle
Über 1.200 Mitarbeitende in acht Bezirken, viele davon mobil im Einsatz – das stellte das Hilfswerk Kärnten vor eine Herausforderung in der internen Kommunikation. Ziel war es, alle an einem Ort zu vernetzen und Informationen zentral, übersichtlich und barrierefrei zugänglich zu machen. Um dieses Ziel zu erreichen wurde HWK Inside App 2021 eingeführt. Seit 2025 ist auch das gesamte Intranet vollständig integriert: Sämtliche Inhalte – von Formularen und internen Prozessen bis zu News, Mitarbeitervorteilen und jeder Menge interaktiver Funktionen – sind hier gebündelt und machen die App zum perfekten Social Intranet.
App-Design, das Orientierung schafft
Ein Fokus lag auf der Nutzerführung. Unter dem bewegten Newsflash-Banner erscheinen die wichtigsten Verlinkungen, die direkt zu den zentralen Inhalten führen. Darunter folgt das alphabetisch sortierte Grid-Menü, das alle relevanten Themen und Abteilungsbereiche übersichtlich darstellt – mobil wie am Desktop.
Die Kacheln sind kreativ, ansprechend und leicht verständlich gestaltet und bilden das frühere Intranet auf moderne Weise strukturiert ab. Unterschiedliche Layouts für beide Ansichten – Desktop und Mobil – sorgen für bestmögliche Usability und Orientierung. Während die Desktop-Version mehr Raum für spielerische visuelle Elemente bietet, wurde die mobile Ansicht auf eine besonders intuitive Navigation und schnelle Erreichbarkeit der wichtigsten Inhalte optimiert.
Custom HTML-Designs: Kreativ & informativ
Neben dem Menü sorgen kreative HTML-Umsetzungen für visuelle Highlights und intuitive Navigation:
1. Die Betriebsrat-Info-Page
Informativ, übersichtlich und modern gestaltet präsentiert sich die Betriebsratsseite: Ansprechpartner:innen, aktuelle Angebote, Dokumente und News sind hier gebündelt und mit wenigen Klicks abrufbar.
2. Das Marketing-Hub
Die Marketingseite ist verspielt und informativ gestaltet: Ansprechpartner:innen sind sofort ersichtlich, Werbemittelbestellungen lassen sich komfortabel über die Desktop-Version abwickeln. Ergänzt wird die Seite durch Verlinkungen zu Social-Media-Kanälen, Bild-Uploads und Kununu-Bewertungen – alles umgesetzt mit liebevoll gestalteten HTML-Elementen, die der Seite einen individuellen, modernen Look verleihen und den kreativen Charakter des Marketings widerspiegeln.
Workflows, die den Alltag erleichtern
Was früher über E-Mail, Telefon oder Zettel lief, funktioniert heute per Klick:
1. Raumreservierungen mit integriertem Buchungskalender
Raumreservierungen werden heute über automatisierte Workflows abgewickelt. Dabei ist der allgemeine Outlook Kalender über eine HTML Einbettung direkt in die App integriert. Nutzer:innen können Räume auswählen und ihre Buchungsanfrage direkt über ein Formulare stellen. Diese Lösung macht die Abläufe nicht nur besonders übersichtlich, sondern spart auch Zeit, da Freigaben automatisch über Workflows erfolgen und Status Benachrichtigungen in Echtzeit per Chat übermittelt werden. So haben alle Beteiligten jederzeit den Überblick und können Reservierungen effizient und transparent organisieren.
2. Werbemittel-Bestellungen easy am Desktop und Status-Updates in der App
Werbemittel-Bestellungen laufen zentral über ein Online-Formular der Desktop-Version. Der gesamte Bestellprozess ist über einen klar definierten Workflow gelöst: Von der Auswahl und Genehmigung bis zur finalen Bestellung erfolgt jeder Schritt strukturiert und nachvollziehbar. Während des gesamten Ablaufs erhalten die Verantwortlichen automatische Statusmeldungen über den Chat – etwa, wenn eine Bestellung freigegeben oder abholbereit ist – was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit zusätzlich erhöht. „Wir sparen enorm viel Zeit, weil nichts mehr verloren geht und wir alle Bestellungen zentral im Blick haben“, erklärte Victoria Prucknig.
Newsflash & Broadcasts: Alle informiert, keiner übersehen
Aktuelle Informationen erscheinen im Newsflash direkt auf der Startseite. Besonders für die mobilen Dienste ist das eine enorme Erleichterung, um jederzeit über aktuelle Themen informiert zu bleiben. Wichtige Inhalte wie Aktionen, Veranstaltungen oder interne Themen sind mit weiterführenden Seiten oder Formularen verlinkt, was Interaktion und Klickrate deutlich erhöht.
Ein weiteres Plus an Informationen bieten die Broadcast-Kanäle: Sie ermöglichen zielgruppenspezifische Kommunikation ohne Chat-Chaos. So können wichtige Mitteilungen, Aktionen oder Umfragen an definierte Gruppen versendet werden – beispielsweise an Bezirke, Fachbereiche oder Einsatzteams.
Digitaler Dienstausweis in der Mitarbeiter-App als Tor zu Corporate-Benefits
Ein weiterer Schritt in Richtung Nachhaltigkeit: Der digitale Dienstausweis ersetzt künftig die Plastikkarte. Mitarbeitende nutzen ihn für Rabattaktionen und interne Benefits – ein praktisches Beispiel dafür, wie Digitalisierung und Umweltbewusstsein Hand in Hand gehen.
Redaktion, Struktur & Teamarbeit
Die Inhalte von HWK Inside werden zentral vom Marketing betreut, ergänzt durch Sub-Admin-Gruppen in den einzelnen Fachbereichen. Jede Abteilung pflegt ihre eigenen Seiten – mit klar definierten Rechten und Zuständigkeiten. So bleibt die Struktur konsistent, während lokale Inhalte aktuell gehalten werden.
App-Launch & Learnings
Der App-Rollout erfolgte bezirksweise und wurde später mit der Intranet-Integration perfektioniert. Seither werden neue Mitarbeitende automatisch via Schnittstelle zu BMD in die App eingespielt – inklusive Zugangsdaten per E-Mail. Für Nicole Fischer und Victoria Prucknig ist klar: „Man sollte klein anfangen, Schritt für Schritt ausbauen und die App gemeinsam wachsen lassen.“
SUCCESS-talk – unser Fazit
Mit HWK Inside zeigt das Hilfswerk Kärnten, wie digitales Intranet und Mitarbeiter-App zu einer intuitiven Kommunikationsplattform verschmelzen. Klare Struktur, ansprechendes Design und durchdachte Workflows machen die App zu einem echten Dreh- und Angelpunkt der internen Kommunikation – und zu einem Vorbild für Organisationen mit vielen mobilen Teams.
Präsentation ansehen & vernetzen
Die Präsentation zum SUCCESS-talk sowie weitere Praxisbeispiele finden Sie in der talks at work Community – dem Netzwerk für alle, die interne Kommunikation, HR und Employer Branding neu denken.
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