Beim Hilfswerk Steiermark arbeiten rund 1.250 Menschen in Pflege und Betreuung, Psychosozialen Diensten sowie in der Kinderbetreuung. Viele von ihnen sind täglich unterwegs, arbeiten bei Kundinnen und Kunden, in Schulen oder an unterschiedlichen regionalen Standorten. Eine gemeinsame Kommunikation wird dadurch zur besonderen Herausforderung: Nicht alle sitzen am selben Ort, nicht alle haben im Arbeitsalltag Zugang zu einem PC und Dienstbesprechungen können nicht laufend stattfinden.
Mit der Mitarbeiter-App von LOLYO hat das Hilfswerk Steiermark einen digitalen Kommunikationskanal geschaffen, der die Teams dort erreicht, wo sie tatsächlich arbeiten. „Meine Kolleginnen und Kollegen arbeiten an vielen unterschiedlichen Orten. Unsere Mitarbeiter-App „Inside“ schafft trotzdem ein gemeinsames digitales Zuhause für Kommunikation und Austausch“, freut sich Alexandra Pack, Leitung Marketing und Unternehmenskommunikation beim Hilfswerk Steiermark.
Mitarbeiter-App als standortunabhängiger Kommunikationskanal
Die Mitarbeiter-App wurde beim Hilfswerk Steiermark bereits kurz vor der Corona-Pandemie eingeführt. Rund drei Wochen vor dem ersten Lockdown startete die Nutzung. Rückblickend wurde damit genau die digitale Kommunikationsmöglichkeit geschaffen, die für ein Unternehmen mit vielen mobilen und dezentral arbeitenden Mitarbeitenden besonders relevant ist. Denn ein großer Teil der Belegschaft arbeitet nicht regelmäßig am Desktop oder Laptop. Pflegekräfte sind bei den Menschen vor Ort, Pädagoginnen und Pädagogen arbeiten beispielsweise in Schulen, andere Mitarbeitende sind regional oder teilweise alleine tätig. Für sie gab es im Arbeitsalltag bisher nicht selbstverständlich die Möglichkeit, schnell mit Kolleginnen und Kollegen oder dem Unternehmen zu kommunizieren. Heute übernimmt LOLYO genau diese Funktion. „Gerade für die Teams draußen hat die Mitarbeiter-App die Kommunikation unglaublich erleichtert“, so Pack.
Der Chat als tägliches Bindeglied
Besonders intensiv genutzt werden die Chats. Sie sind für die Mitarbeitenden zum wichtigsten Werkzeug für den direkten Austausch geworden. Besprochen werden teamintern Dienstpläne oder ganz einfach die Fragen, die im Arbeitsalltag auftauchen. Das ist besonders relevant, weil die Teams nicht ständig gemeinsam an einem Standort sind. Fällt beispielsweise früh morgens jemand aus und es muss kurzfristig geklärt werden, wer einen Dienst übernehmen kann, lässt sich die Information direkt an die passenden Kolleginnen und Kollegen geben. Statt mehrere Personen einzeln anzurufen, findet die Abstimmung unmittelbar dort statt, wo die Mitarbeitenden ohnehin erreichbar sind. „Am meisten nutzen die Mitarbeitenden die Chats, weil das die wichtigste Vernetzungs- und Kommunikationsmöglichkeit ist“, erklärt Pack. Der Effekt zeigt sich für sie unmittelbar: „Die Teamkommunikation ist durch die Mitarbeiter-App gravierend verbessert worden.“ Damit ist „Inside“ beim Hilfswerk nicht einfach ein Informationskanal. Die Mitarbeiter-App ist im täglichen Arbeitsablauf der Teams angekommen und übernimmt dort eine höchst bedeutsame Kommunikationsaufgabe.
Wenn der Arbeitslatz „unterwegs“ ist
Besonders deutlich wird der Nutzen bei jenen Mitarbeitenden, die kaum oder gar nicht gemeinsam mit einem Team an einem festen Arbeitsplatz sitzen. Ein Beispiel sind Pflegekräfte, die den Großteil ihrer Tätigkeit mobil ausüben. Auch eine Pädagogin, die in einer Schule arbeitet, hat dort zwar ihre regionale Führungskraft als Ansprechpartnerin, aber ansonsten wenig direkten Kontakt zum Unternehmen. Genau diese Verbindung kann LOLYO herstellen. Informationen aus dem Unternehmen werden mobil zugänglich, Kolleginnen und Kollegen können direkt kontaktiert und Teams auch über unterschiedliche Standorte hinweg miteinander verbunden werden. „Die Mitarbeiter-App hat uns viele Möglichkeiten aufgezeigt, Menschen, die stark dezentral und teilweise wirklich alleine arbeiten, mehr ins Unternehmen einzubinden“, beschreibt Pack die Bedeutung der Mitarbeiter-App. Für sie ist das ein zentraler Vorteil der mobilen Kommunikationslösung: Mitarbeitende müssen nicht erst an einen gemeinsamen Arbeitsplatz kommen, um am Austausch des Unternehmens teilzunehmen.
Termine organisieren und Erinnerungen automatisieren
Neben dem Chat hat sich vor allem das Termin-Tool zu einem wichtigen Bestandteil des Arbeitsalltags entwickelt. Das Hilfswerk nutzt es für relevante Termine wie Feierlichkeiten oder Angebote des Employee Assistance Programms „KEEP BALANCE“. Besonders hilfreich sind dabei die automatischen Erinnerungen. Zwischen einer Einladung und einer Veranstaltung können mehrere Wochen liegen. Im Arbeitsalltag gerät vieles dann schnell einmal in Vergessenheit. Über die Mitarbeiter-App lässt sich bereits im Vorfeld festlegen, dass Mitarbeitende erneut an einen Termin oder eine ausstehende Rückmeldung erinnert werden. Bei der Jubiläumsfeier hat das Hilfswerk diese Funktion erstmals eingesetzt und dabei einen hohen Rücklauf bei den Antworten festgestellt. Für Alexandra Pack ist das Termin-Tool deshalb mehr als eine praktische Zusatzfunktion: „Das Termin-Tool ist mein persönlicher Favorit.“ Auch organisatorisch macht sich der Nutzen bemerkbar. Gerade weil Veranstaltungen in einem großen, dezentralen Unternehmen nicht einfach über einen gemeinsamen Standort organisiert werden können, erleichtert die Funktion die Arbeit erheblich. „Das Termin-Tool macht meine Arbeit im Eventbereich unfassbar leicht“, zeigt sich Pack begeistert.
Informationen und Unterlagen jederzeit verfügbar
Die Mitarbeiter-App wird beim Hilfswerk außerdem genutzt, um Informationen und Dokumente gezielt bereitzustellen. Unterlagen können je nach Fachbereich oder Empfängerkreis veröffentlicht werden. Wenn beispielsweise ein neues Programm eingeführt wird, lassen sich die dazugehörigen Schulungsunterlagen direkt für die relevanten Mitarbeitenden bereitstellen. „Dass wir viele Unterlagen, die für alle relevant sind, je Fachbereich hochladen können, ist für uns sehr wertvoll“, sagt Pack. Auch die Darstellung der Inhalte kann an die aktuelle Situation angepasst werden. Das Hilfswerk kann selbst bestimmen, welche Themen in der mobilen Ansicht besonders prominent erscheinen und welche Inhalte weiter nach hinten rücken. So lässt sich die Mitarbeiter-App nicht nur mit Informationen füllen, sondern auch auf deren aktuelle Relevanz ausrichten. „Man kann bei den Menü-Kacheln in der mobilen Ansicht selber entscheiden, was der Mitarbeitende zuerst sieht. Das erleichtert Sichtbarkeit relevanter Themen“, lobt Pack die Anwenderfreundlichkeit.
Echte Beteiligung schafft Zugehörigkeitsgefühl
Eine weitere Besonderheit der Nutzung beim Hilfswerk sind die Umfragen. Sie werden immer wieder für ganz konkrete Entscheidungen aus dem Arbeitsalltag eingesetzt. Ein Beispiel ist der Jahreskalender: Statt unterschiedliche Vorstellungen darüber zu haben, welches Format die Mitarbeitenden bevorzugen, wird einfach gefragt. Auch bei der Pausenverpflegung für Fortbildungen können die Beschäftigten zwischen verschiedenen Möglichkeiten wählen. Gerade diese kleinen Entscheidungen sind für Pack relevant. Über die Mitarbeiter-App können solche Fragen direkt an die Mitarbeitenden gegeben werden. Gleichzeitig entsteht dadurch ein direkter Realitätscheck für Entscheidungen. Eine Idee, die aus Sicht von Management oder Verwaltung logisch erscheint, muss nicht automatisch für die gesamte Belegschaft praktikabel sein. Über die Mitarbeiter-App lässt sich frühzeitig feststellen, wie die Mitarbeitenden eine geplante Lösung tatsächlich beurteilen. „Es ist sehr wertvoll, über die Mitarbeiter-App abfragen zu können, ob eine Idee für die Mitarbeitenden tatsächlich praktikabel ist. Das spart in Summe, wenn man wirtschaftlich denkt, viele Ressourcen“, so Pack.
Eine Mitarbeiter-App, die auf den Arbeitsalltag zugeschnitten ist
Bei einer digitalen Kommunikationslösung spielt für das Hilfswerk nicht nur der Funktionsumfang eine Rolle. Die Mitarbeiter-App muss auch für eine große und heterogene Belegschaft einfach nutzbar sein. Genau diese Verbindung aus Funktionalität und Klarheit hebt Pack bei LOLYO hervor: „Es ist vieles bei LOLYO sehr simpel, aber eben alles da, was es braucht. Ich finde, LOLYO hat Funktionalität, aber eben Funktionalität, die klar ist.“ Damit entsteht eine Mitarbeiter-App, die verschiedene Aufgaben miteinander verbindet, ohne selbst unnötig kompliziert zu werden. Gerade für ein Unternehmen, in dem ein großer Teil der Mitarbeitenden mobil arbeitet, ist diese Alltagstauglichkeit entscheidend.
Gelungene Einführung der Mitarbeiter-App
Dass LOLYO heute so selbstverständlich genutzt wird, ist auch das Ergebnis einer bewusst gestalteten Einführung. Das Hilfswerk hat sich Zeit genommen, die Mitarbeitenden persönlich mit der neuen Anwendung vertraut zu machen. Das IT-Team besuchte die einzelnen Teams und erklärte die Mitarbeiter-App direkt im Rahmen der Dienstbesprechungen. Diese persönliche Begleitung war insbesondere deshalb wichtig, weil nicht alle Mitarbeitenden gleichermaßen technikaffin sind. Wer Fragen hatte, konnte diese direkt klären und die Anwendung am eigenen Smartphone kennenlernen. „Wir haben eine hohe Akzeptanz, weil die Mitarbeiter-App für die meisten einfach arbeitserleichternd ist“, sagt Pack. Ihre Erfahrung bei der Einführung: „Je besser die Leute bei der Einführung an die Hand genommen werden und je weniger sie damit alleine gelassen werden, desto höher ist die Akzeptanz.“
Lücken werden geschlossen
Die Stärke der Mitarbeiter-App liegt für das Hilfswerk dort, wo zuvor eine Lücke bestand: bei der schnellen, mobilen Kommunikation zwischen Menschen, die an unterschiedlichen Orten arbeiten. Chat, Termine, Erinnerungen, Dokumente, Kontaktmöglichkeiten und Umfragen greifen dabei ineinander. Die Mitarbeiter-App informiert nicht nur, sondern ermöglicht Austausch und Rückmeldung. Sie bringt Menschen miteinander in Verbindung, die sich im normalen Arbeitsalltag teilweise kaum begegnen. Genau darin sieht Alexandra Pack den besonderen Wert: „Für uns ist schon das ganz Spezielle an LOLYO, dass wir alle erreichen und die Teams uns Rückmeldungen geben können.“ Und auch ihre Empfehlung fällt entsprechend eindeutig aus: „Ich würde LOLYO auf jeden Fall jedem Unternehmen empfehlen, das Mitarbeitende miteinander besser vernetzen möchte. Gerade für dezentrale Unternehmen sehe ich durch die Mitarbeiter-App einen enormen Vorteil.“ Damit zeigt das Hilfswerk Steiermark sehr konkret, was eine Mitarbeiter-App leisten kann, wenn sie nicht einfach ein digitales schwarzes Brett sein soll, sondern dort ansetzt, wo Kommunikation im Arbeitsalltag tatsächlich stattfindet: mitten im Team, unterwegs und direkt am Smartphone.
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