Domna Meo, Assistenz der Geschäftsführung bei MUTABOR Mensch & Entwicklung gGmbH, gab beim Live-SUCCESS-talk auf der Zukunft Personal in Köln spannende Einblicke in das neue digitale Onboarding mit der MiA App – von automatisierten Prozessen bis zum eLearning aus der Hosentasche.
70 Erziehungsstellen, drei Wohngruppen, Standorte in Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz – MUTABOR bietet ambulante und stationäre Leistungen in insgesamt sieben Fachbereichen der Jugendhilfe. Die über 150 Mitarbeitenden sind zu unterschiedlichen Dienstzeiten an verschiedensten Orten im Einsatz. Umso wichtiger ist eine reibungslose digitale Kommunikation von Anfang an.
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Hier der gesamte Talk zum Nachschauen:
Von Papierstapeln zur Preboarding-Plattform
Früher bedeutete Onboarding bei MUTABOR: ein dicker Papierstapel mit Arbeitsvertrag, Datenschutzformularen, Unterlagen zur Arbeitssicherheit und mehr. Heute beginnt der Einstieg ins Unternehmen digital – rund zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag. Neue Mitarbeitende erhalten Zugang zur Mitarbeiter-App „MiA“ und sehen zunächst einen geschützten Bereich mit ersten Begrüßungen, ausgewählten Posts und einer persönlichen Nachricht vom Service-Account „Frag MiA“. Auch die erforderlichen Formulare lassen sich direkt in der App mobil ausfüllen und digital unterschreiben. „Für uns ist das digitale Preboarding eine Willkommensgeste mit Wirkung“, erklärte Domna Meo. „Die neuen Kolleg:innen sehen sofort, dass sich hier jemand wirklich Gedanken gemacht hat.“
Smarte Formulare & automatisierte Abläufe
Die Mitarbeiter-App bildet bei MUTABOR ganze Onboarding-Workflows ab. Neueinstellungen füllen ihr digitales Datenblatt direkt in der App aus – daraus entsteht automatisch ein mehrstufiger Prozess: Personalabteilung, IT und Verwaltung erhalten nacheinander die relevanten Informationen, erledigen ihre Aufgaben und geben diese direkt über die App an die jeweils nächste zuständige Stelle weiter. Am Ende erhält die Führungskraft eine Benachrichtigung: Der Onboarding-Prozess ist abgeschlossen, alle Infos sind da. „Wir haben viele kleine Teilschritte und wollten einen Ablauf schaffen, bei dem niemand etwas vergisst. Mit der App läuft das heute völlig automatisch“, so Domna Meo. Was früher in unübersichtlichem Papierkram endete, ist heute strukturiert, nachvollziehbar und digital – ein echter Schritt in Richtung papierfreier Verwaltung.
eLearning to go: Pflichtschulungen jederzeit verfügbar
In der Lernplattform der Mitarbeiter-App finden sich derzeit 12 Kurse, die individuell für unterschiedliche Berechtigungsgruppen freigeschaltet werden – etwa zu Digitalisierung, Gesundheitsschutz oder Infektionsschutz. Die Inhalte können in rund zehn Minuten am Smartphone bearbeitet werden und sind bei Bedarf jederzeit erneut abrufbar. Das spart nicht nur Fahrzeiten und Raumbuchungen, sondern bringt auch mehr Flexibilität in die Weiterbildung. „Unsere Mitarbeitenden können Schulungen dann machen, wenn es für sie passt – im Zug, auf der Couch oder zwischendurch“, sagte Meo. „Das hat die Akzeptanz enorm erhöht.“
Frag MiA: Service-Avatar mit eigener Geschichte
Eine Besonderheit bei MUTABOR ist der Service-Account „Frag MiA“, der allen neuen Mitarbeitenden automatisch zur Verfügung steht. Hier bekommen sie Antworten auf häufige Fragen, Reminder und Willkommensnachrichten. Das Design von MiA wurde im Rahmen eines unternehmensweiten Avatar-Wettbewerbs gemeinsam gestaltet. Der virtuelle Helfer ist nicht nur funktional, sondern auch ein identitätsstiftender Teil der MUTABOR-Kultur. „MiA war für uns eine Identifikationsfigur von Anfang an“, so Meo. „Sie kommuniziert klar, freundlich – und ist einfach da, wenn man sie braucht.“
Erfolgsfaktor Beteiligung
Die MiA App wurde von Beginn an als Gemeinschaftsprojekt gedacht: Mitarbeitende aus allen Bereichen waren als Test-User eingebunden, gaben Feedback und begleiteten die Entwicklung. Ein Konzept, das sich als erfolgreich erwies: Bereits fünf Wochen nach dem Start lag die Nutzungsquote bei 95 Prozent. Auch Pflegeeltern in den Erziehungsstellen nutzen die App – für Domna Meo ein wichtiges Zeichen der Beteiligung. „Es war uns wichtig, dass sich alle mitgenommen fühlen, auch diejenigen, die nicht täglich im Büro sind. Die App hilft uns, Brücken zu bauen“, betonte sie.
Wertvoller Begleiter im Alltag
MiA begleitet Mitarbeitende aber nicht nur beim Onboarding, sondern auch durch den gesamten Arbeitsalltag. In der „Plauderecke“ werden neue Kolleg:innen vorgestellt, es gibt Raum für persönliche Nachrichten, Gratulationen und Austausch. Gleichzeitig wird hier auch Platz für organisatorische Infos geschaffen – von vielen praktischen Formularen bis zur Erinnerung an Fristen. Statt E-Mails oder ausgedruckter Aushänge laufen die meisten Abstimmungen heute zentral und digital über die App. Dass reduziert nicht nur den Papierkram, sondern auch die Kommunikationswege im Alltag deutlich.
Gelebte digitale Unternehmenskultur
Die Interaktionszahlen von MiA sprechen für sich: Im vergangenen Jahr verzeichnete MUTABOR über 50.000 Zugriffe auf die App, mehr als 9.900 versendete Chatnachrichten und über 8.400 Interaktionen mit Inhalten wie Likes, Kommentaren oder Umfragen. Ein deutliches Zeichen gelebter, digitaler Unternehmenskultur – niederschwellig, verbindend und alltagsnah.
50.000+
Zugriff
8.400+
User:innen-Interaktionen
641
abgeschlossene Kurse
223
interne & externe User:inne
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