Mitarbeiter-App statt Intranet: moderne Zusammenarbeit im Fertighausbau

Mit der Einführung von „SchwörerInside“ wurde das klassische Intranet durch eine moderne Mitarbeiter-App ersetzt. Ziel war es, allen Mitarbeitenden einen einfachen Zugang zu Informationen zu ermöglichen, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Ein zentraler Ansatz war die Orientierung am tatsächlichen Nutzungsverhalten. Inhalte wurden nicht mehr nach Abteilungen strukturiert, sondern nach dem, was Mitarbeitende wirklich suchen. „Wir wollten es nutzerorientierter gestalten, also danach, was Mitarbeitende tatsächlich brauchen“, erklärte Vanessa Götz.

Gleichzeitig wurde die App als Arbeitsinstrument gedacht und nicht nur als Informationsplattform. Prozesse, Tools und Services wurden bewusst integriert, um den Arbeitsalltag aktiv zu erleichtern und nicht nur Inhalte bereitzustellen.

Der Launch erfolgte im Dezember im Rahmen einer Betriebsversammlung und wurde von einer umfassenden Kommunikationskampagne begleitet. Flyer, Aushänge und Informationen im alten Intranet sorgten dafür, dass alle vorbereitet waren. „Zu diesem Zeitpunkt wusste eigentlich jeder, dass etwas Neues kommt“, schilderte Theresa Kröner. Ergänzt durch Schulungen und klare Guidelines gelang ein schneller Einstieg mit hoher Nutzung von Anfang an. Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die Kombination aus Information und direkter Aktivierung. Mitarbeitende konnten die App sofort ausprobieren, erste Funktionen testen und sich direkt orientieren. Das senkte die Einstiegshürde deutlich.

Die Startseite bündelt alle wichtigen Inhalte an einem Ort. Quicklinks, News und Termine sind direkt sichtbar und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf zentrale Tools. „Wir haben versucht, alles Wichtige auf einen Blick zugänglich zu machen“, erläuterte Vanessa Götz. Dazu gehören unter anderem Zeiterfassung, Speisepläne und IT-Tickets. Die Startseite wird so zum täglichen Einstieg in die Arbeitswelt. Besonders wichtig ist dabei die klare Struktur. Mitarbeitende finden sich schnell zurecht und müssen nicht lange suchen. Genau diese Zeitersparnis ist ein wesentlicher Mehrwert im Arbeitsalltag.

Ob Weiterbildungen oder Veranstaltungen: Termine werden zentral verwaltet und können direkt gebucht werden. „Das war für uns eine komplett neue Funktion“, erinnerte sich Vanessa Götz. Externe Systeme wurden integriert, sodass bestehende Prozesse erhalten bleiben, aber deutlich einfacher zugänglich sind. Für die Mitarbeitenden bedeutet das vor allem eines: weniger Abstimmungsaufwand und mehr Transparenz. Sie sehen auf einen Blick, welche Termine anstehen, welche Schulungen verfügbar sind und wo noch Plätze frei sind. Die Anmeldung erfolgt direkt aus der App heraus, ohne zusätzliche Systeme oder Umwege. Gleichzeitig profitieren auch die Organisatorinnen und Organisatoren im Hintergrund. Buchungen laufen strukturiert ein, Teilnehmerlisten sind sofort verfügbar und Änderungen lassen sich einfacher kommunizieren.

Die App bündelt zahlreiche Services wie Essensbestellungen, Krankmeldungen, Arbeitskleidung, IT-Tickets oder Materialanforderungen. „Wir wollten, dass unsere Mitarbeitenden nur noch eine Anwendung brauchen“, betonte Theresa Kröner. Besonders für Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz erleichtert das den Arbeitsalltag erheblich. Durch die Integration in eine zentrale Plattform entfallen Medienbrüche. Prozesse werden schneller, klarer und weniger fehleranfällig abgewickelt. Gleichzeitig steigt die Akzeptanz, weil alles an einem Ort verfügbar ist.

Auch Mitarbeiterangebote wurden neu strukturiert und zentral dargestellt. Dazu zählen unter anderem Dienstradleasing, Mitfahrgelegenheiten oder interne Verkaufsangebote. „Früher waren die Benefits nach Abteilungen organisiert mit verschiedenen Ansprechpartnern und Zugangspunkten. Heute orientieren wir uns daran, was Mitarbeitende suchen“, erklärte Vanessa Götz. Das erhöht die Sichtbarkeit und Nutzung der Angebote. Ein zusätzlicher Vorteil liegt in der Transparenz. Mitarbeitende wissen überhaupt erst, welche Angebote es gibt, und können diese ohne Umwege nutzen. Das stärkt die Wahrnehmung des Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber.

Teamräume dienen als geschlossene Bereiche für bestimmte Gruppen, in denen sich Teams gezielt austauschen, Informationen teilen und gemeinsam an Themen arbeiten können. Pinnwände hingegen sind offen angelegt und bieten Raum für informelle Kommunikation, bei der sich Mitarbeitende bereichsübergreifend einbringen, Inhalte teilen und miteinander vernetzen können. Besonders die Community-Pinnwand wird aktiv genutzt. „Wir wollten eine Plattform schaffen, auf der sich alle austauschen können“, so Theresa Kröner. Inhalte reichen von Baustellen-Einblicken bis zu privaten Initiativen und stärken das Miteinander. Gerade in einem dezentral organisierten Unternehmen schafft diese Form der Kommunikation Nähe. Mitarbeitende erhalten Einblicke in andere Bereiche und erleben das Unternehmen als gemeinsames Ganzes.

Der integrierte Chat von „SchwörerInside“ ermöglicht direkte Kommunikation zwischen Einzelpersonen und Teams und wird im Arbeitsalltag konsequent genutzt – sowohl für schnelle Rückfragen als auch für die Abstimmung in Projekten oder auf Baustellen. „Gerade zwischen Innen- und Außendienst ist das ein riesiger Vorteil“, so Vanessa Götz. Fotos, Sprachmemos und kurze Abstimmungen machen die Kommunikation deutlich effizienter. Konkret zeigt sich das vor allem in Situationen, in denen schnelle Entscheidungen gefragt sind. Ein Foto von der Baustelle, eine kurze Sprachnachricht oder eine Rückfrage im Gruppenchat reichen oft aus, um Unklarheiten sofort zu klären. Lange E-Mail-Verläufe oder zeitaufwendige Telefonate werden dadurch deutlich reduziert.

Themen wie Arbeitsschutz, Unterweisungen oder Gesundheitsangebote sind strukturiert in „SchwörerInside“ gebündelt und in klar gegliederten Bereichen abrufbar. Dadurch finden Mitarbeitende relevante Inhalte nicht nur schneller, sondern auch genau dort, wo sie sie im Arbeitsalltag erwarten.

„Unser Intranet war eine große Wissenssammlung. Das wollten wir unbedingt erhalten“, so Vanessa Götz. Gleichzeitig ging es darum, diese Inhalte neu zu strukturieren und verständlicher aufzubereiten, damit sie nicht nur vorhanden sind, sondern auch tatsächlich genutzt werden.

Für die Mitarbeitenden bedeutet das konkret: Sie können jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen, unabhängig von ihrem Arbeitsplatz, und sich bei Bedarf eigenständig einlesen. Gleichzeitig reduziert sich der Abstimmungsaufwand, da viele Fragen direkt über die App geklärt werden können.