BB2go Mitarbeiter-App eröffnet ungeahnte Potenziale

Seit Herbst 2019 ist die BB2Go Mitarbeiter-App von LOLYO nicht mehr aus dem Arbeitsalltag im Krankenhaus der Barmherzigen Brüder Wien wegzudenken, seit Frühjahr 2020 nutzen auch die anderen acht Einrichtungen des Hospitalordens die App als wichtigstes Tool der internen Kommunikation. Eine Erfolgsgeschichte, die über oft unerwartete Fügungen zu außergewöhnlichen Ergebnissen führte.

Anlässlich eines Strategiemeetings im Herbst 2019 am Standort Wien eingeführt, erfreute sich die BB2Go Mitarbeiter-App von Anfang an großer Beliebtheit. Das belegen beeindruckende Nutzerzahlen. 30 % der Mitarbeitenden waren vom Launch an dabei, Ende des Jahres 2019 lag die Nutzungsrate bereits bei 60 %.

App als primäre Kommunikationskanal

Den großen Sprung brachte schließlich der Beginn der Coronapandemie im März 2020, wo im Krankenhaus auf Schichtdienste und in der Verwaltung teilweise auf Homeoffice umgestellt wurde. Ab diesem Zeitpunkt entwickelte sich die Mitarbeiter-App in kürzester Zeit zum Hauptkommunikationskanal, was sich auch direkt auf die Nutzungsrate auswirkte, wie Mag. Patrick Schlager, Leiter der Kommunikation am Krankenhaus der Barmherzigen Brüder Wien, erklärt: „In Spitzenzeiten nutzten in Wien 98 % aller Mitarbeitenden der App. Heute, im Mai 2023, liegt die Nutzungsrate bei 92 %.“

 

Erfolgsfaktor Dialog

Weil ein Großteil der Mitarbeitenden im Krankenhaus ohne fixen Desktop-Arbeitsplatz arbeitet, bietet die App eine unkomplizierte Möglichkeit, die gesamte Belegschaft einfach und direkt über das Smartphone zu erreichen. Als wichtigsten Erfolgsfaktor bezeichnet Mag. Schlager dabei den Dialog: „Man muss die Menschen einbeziehen und ihre Anregungen dann auch umsetzen. Durch Umfragen, über die Pinnwand oder durch persönliche Chats bekommt man mithilfe der App ein sehr gutes Stimmungsbild. Darauf gilt es dann auch entsprechend zu reagieren.“

 

Enge Abstimmung mit dem Betriebsrat

Die App-Einführung erfolgte in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat, berichtet Patrick Schlager: „Wir sind von Anfang an sehr offen mit dem Launch der App und den enthaltenen Funktionen umgegangen, um etwaige Bedenken in Bezug auf Datenschutz oder Ähnliches aus dem Weg zu räumen. Daten zu Nutzungs- und Interaktionszahlen erheben wir zwar, aber nur um unsere Inhalte laufend zu verbessern und an die Vorlieben der Nutzer anzupassen.“ So gab es beim Roll-out eine ausführliche FAQ-Liste, die auch Datenschutzfragen beantwortete. Bedenken oder Sorgen diesbezüglich hätte es jedoch niemals gegeben, wie Mag. Schlager betont.

 

Information, Kommunikation, Organisation und Dialog

Die wichtigsten Anwendungsbereiche der Mitarbeiter-App lassen sich in vier Kategorien einteilen:

• Kommunikation an die Mitarbeitenden: von Umbauplänen bis zu Personal-News
• Kurz- und mittelfristige Informationen: Speisepläne, Dienstpläne, Aktionen in der Cafeteria, Gewinnspiele oder Stellenanzeigen
• Organisatorische Belange: Parkplatz-Sharing-Funktion, Eventmanagement-Tool
• Dialog-Funktion: Chat, Umfragen oder Gewinnspiele

 

Parkplatz-Sharing-Funktion verbessert das Parkangebot

Neben den bewährten Funktionen der LOLYO MACH-MITarbeiter App hat das Redaktionsteam des Krankenhauses der Barmherzigen Brüder in Wien gemeinsam mit dem LOLYO-Team auch maßgeschneiderte Funktionen entwickelt. Dazu gehört unter anderem die Parkplatz-Sharing-Funktion, erzählt Mag. Schlager: „Wir haben in unserer hauseigenen Tiefgarage 300 Stellplätze, die hauptsächlich von Mitarbeitenden gebucht sind, die von weiter weg, zum Beispiel aus dem Burgenland kommen. Bei uns sind aber allein in Wien 1.400 Menschen beschäftigt. Daher haben wir uns überlegt, wie wir die Parkplätze allen besser zugänglich machen können.“ Das Ergebnis ist ein sehr übersichtliches, einfach Sharing-System, durch das Parkplätze an Kolleginnen und Kollegen weitergegeben werden können, wenn sie gerade leer stehen. Etwa weil die Hauptmieter gerade keinen Dienst haben, was an Wochenenden häufig vorkommt. „Man gibt einfach bekannt, wann der Parkplatz verfügbar ist und jemand anderer kann ihn über die App gegen eine kleine Gebühr von maximal 2 Euro pro Tag buchen. Das funktioniert bestens und die Funktion wird sehr gut angenommen.“

Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Funktion senkt Recruiting-Kosten

Auch in Sachen Recruiting hat die BB2Go Mitarbeiter-App deutlich positive Effekte mit sich gebracht. Stellenanzeigen werden automatisch über eine Schnittstelle in der App geteilt, sobald Sie auf der Jobplattform karriere.at veröffentlicht werden. Die auf diesem Weg ohne zusätzlichen administrativen Aufwand in der App gestreuten Stellenanzeigen können nun ganz einfach von den Nutzerinnen und Nutzern in deren privaten Social Networks wie Facebook oder LinkedIn geteilt werden. „Die Bereitschaft der Mitarbeitenden, die Stelleninserate zu verbreiten ist sogar so groß, dass die Kosten für Stelleninserate deutlich gesunken sind.“

 

Engagement-Tool belohnt besonders aktive User

Wer interagiert besonders häufig in der App, wer kommentiert am meisten und wer verteilt am meisten Likes? Diese Informationen lassen sich im Backend der BB2Go Mitarbeiter-App sehr einfach auswerten, sodass einmal jährlich die engagiertesten Nutzerinnen und Nutzer bei der Weihnachtsfeier ausgezeichnet werden. „Diese kleine Preisverleihung kommt sehr gut an und motiviert übers ganze Jahr hinweg, sich in der App zu beteiligen“, betont Mag. Schlager.

 

Dienstplansicherheit und -flexibilität mithilfe der App

Auf der Station liefert die Mitarbeiter-App wertvolle Unterstützung – ein Aspekt, der anfangs gar nicht bedacht, aber umso willkommener ist, wie Mag. Schlager beton: „In der App werden natürlich auch die Dienstpläne der einzelnen Stationen veröffentlicht. Über die App können sich die Mitarbeitenden selbst organisieren, direkt vernetzen oder Dienste zu tauschen. Dadurch hat sich die Mitarbeiterzufriedenheit wesentlich verbessert, weil sich alle mehr einbezogen fühlen und mehr Mitbestimmungsmöglichkeit haben.“ Diese Planungsmöglichkeit spielt auch als Recruiting-Argument eine wichtige Rolle: „Neben Dienstplanflexibilität ist auch die Dienstplansicherheit für Mitarbeitende in medizinischen und pflegenden Berufen essenziell. Beides können wir durch die Mitarbeiter-App gewährleisten“, weiß Mag. Schlager zu berichten.

 

Speiseabfälle um 45 % reduziert

Ein nicht erwarteter, aber umso bemerkenswerterer Nebeneffekt hat sich auch in der Krankenhauskantine ergeben. „Unsere Küche zaubert jeden Tag ein köstliches 3-Gänge-Menü für unser Team, es gibt jeden Tag ein herrliches Salatbuffet. Bei der Speiseplanung hilft uns die App. Denn die Mitarbeitenden haben teilweise die Möglichkeit, das Menü vorab auszuwählen. Daraus lesen wir ab, wo der Schwerpunkt der Vorlieben liegen wird.“ Das Ergebnis ist nicht nur eine kulinarisch verwöhnte Belegschaft, sondern auch eine Reduktion der Speiseabfälle um 45 % in den vergangenen zwei Jahren. „Die Speiseabfälle werden bei uns gewogen und seit Einführung der App konnten wir diesen deutlichen Rückgang beobachten. Das ist ein großer Erfolg im Sinne der Nachhaltigkeit, auf die wir großes Augenmerk legen, aber natürlich auch ein massiver Einsparungsfaktor.“

 

Event-Tool sorgt für 30 % mehr Zulauf bei internen Veranstaltungen

Über 600 Veranstaltungen werden allein im Krankenhaus der Barmherzigen Brüder in Wien jährlich durchgeführt. Das Angebot reicht von Ärztefortbildungen über Kommunikationstrainings bis hin zum Yoga- oder Kochkurs. „Die Anmeldung zu den Aus- und Weiterbildungsangeboten hat sich durch die App sehr vereinfacht. Man öffnet das Event-Tool und kann sich sekundenaktuell über das Smartphone anmelden. Es gibt auch eine Reminderfunktion, sodass man vor Beginn eine Push-Benachrichtigung erhält, wenn man das möchte. Durch diese Vereinfachung haben wir rund 30 % mehr Zulauf bei unseren internen Veranstaltungen und die Termintreue ist wesentlich höher geworden“, berichtet Mag. Schlager.

 

Pflegeakademie mit eigenem Bereich in der App

Seit über 40 Jahren werden Pflegekräfte in der Pflegeakademie der Barmherzigen Brüder in Wien ausgebildet. Neben verschiedenen Studien und Fachausbildungen stehen hier auch umfassende Weiterbildungsangebote zur Verfügung. Die Kommunikation zwischen Lehrenden und Studierenden erfolgt seit einiger Zeit ebenfalls über die BB2Go Mitarbeiter-App – allerdings werden hier eigene Inhalte transportiert, wie Mag. Schlager erklärt. „Wir haben für die Pflegeakademie eine eigene App-Welt geschaffen, weil hier natürlich nicht alle Krankenhaus-Informationen relevant sind, manche aber doch, wie etwa die Speisepläne oder Neuigkeiten aus dem Krankenhaus.“ Durch die Erweiterung der App auf die Pflegeakademie ist es gelungen, die Studierenden noch besser in die Kommunikation einzubinden.

 

App verleiht gehörlosen Mitarbeitenden Worte

„In unserer Gehörlosenambulanz arbeiten Menschen, die selbst gehörlos sind. Einer der für mich berührendsten Effekte der BB2Go Mitarbeiter-App ist die Möglichkeit für diese Personen, an der internen Kommunikation aktiv teilzunehmen“, erzählt Mag. Schlager. War diese Mitarbeitergruppe vor Einführung der App auf die Kommunikation per E-Mail angewiesen, können heute einfach schnelle Chat-Nachrichten verschickt werden. Der Austausch ist so direkter und unmittelbarer geworden. „Wer den Krankenhausalltag kennt, weiß, dass beispielsweise eine Stationsleitung nur selten am Desktop erreichbar ist. Aber das Smartphone hat man immer dabei und so können unsere gehörlosen Kolleginnen und Kollegen jetzt jederzeit mit allen anderen ohne lange Wartezeiten in Kontakt treten.“

 

Onboarding-Tool als nächster Schritt

Die Weiterentwicklung der BB2Go Mitarbeiter-App ist ein laufender Prozess. Derzeit arbeitet das Kommunikationsteam an der Implementierung des Onboarding-Tools, das den Start in den neuen Job automatisiert begleitet und neue Mitarbeitende auf die ersten Tage nach Dienstbeginn vorbereitet. „Jeder kennt das – man fängt in einem neuen Job an, hat gerade den Dienstvertrag unterzeichnet und ist neugierig, was einen erwartet. Mit kleinen Videos stellen sich die einzelnen Stationen und Abteilungen mit ihren Teammitgliedern vor, außerdem bekommt man vollautomatisch die wichtigsten Informationen ausgespielt.“
Vom Lageplan über die beste Zeit zum Mittagessen bis zum richtigen Ansprechpartner und den Parkmöglichkeiten erhalten neue Teammitglieder somit alles, was sie für den erfolgreichen Arbeitsbeginn wissen müssen. Darüber hinaus erwartet man sich von der Einführung des neuen Features auch eine wesentliche Erleichterung für den gesamten organisatorischen Onboarding-Prozess. Denn über die App können fehlende Unterlagen, Daten, Fotos oder kurzfristig notwendige Informationen einfach und unkompliziert ausgetauscht werden.

 

Redaktionsaufwand sehr gut bewältigbar

Bei all den Funktionen der BB2Go Mitarbeiter-App stellt sich ganz klar die Frage nach dem redaktionellen Aufwand. Wie viel Zeit und Menschen-Power braucht es, um die App mit aktuellen Inhalten zu befüllen? „Gar nicht allzu viel“, sagt Mag. Schlager. „Die App erleichtert den Austausch so sehr, dass wir von den Mitarbeitenden sehr viel Content geliefert erhalten. Ein Foto von einer Jubiläumsfeier, eine Auszeichnung oder lustige Videos – wir bekommen sehr viele Inhalte über den Chat zugesendet, was die Redaktionsarbeit sehr gut bewältigbar macht.“

BB2Go Mitarbeiter-App – Fakten im Überblick

• Einführung im Herbst 2019 im Krankenhaus der Barmherzigen Brüder in Wien
• Frühjahr 2020 Erweiterung auf die weiteren sechs Krankenhausstandorte in ganz Österreich
• Nutzungsrate am Standort Wien (1.400 Mitarbeitende): 92 %
• Nutzungsrate österreichweit (7500 Mitarbeitende): 70 %