Als Fachverlag für Recht, Steuer und Wirtschaft gegründet, befindet sich die Manz-Gruppe seit fünf Generationen in Familienbesitz und ist heute Österreichs Marktführer für Rechtsinformation. Seit November 2022 erfolgt der interne Austausch zwischen den 170 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf digitalem Weg – mit der halloMANZ App von LOLYO. Im Online-Live SUCCESS-talk gab Chief Evangelist, Dr. Wolfgang Pichler, Einblicke hinter die Kulissen der internen Kommunikation mit dem innovativen Tool.
Die Einführung von Desk-Sharing und Homeoffice-Möglichkeiten führten bei der Manz-Gruppe zu ersten internen Kontaktverlusten und der Bedarf nach besserem Austausch wurde laut. Als dann auch noch ein Angebot für eine Mitarbeiter-App ins Haus flatterte, begann Dr. Wolfgang Pichler nach Anbietern zu recherchieren und stieß dabei auf LOLYO. „Wir sind permanent dabei, unser Unternehmen weiter zu digitalisieren. Und da war einfach die Idee einer mobiltelefontauglichen, niederschwelligen Kommunikationsplattform, die auch bidirektional funktioniert, sehr attraktiv. Es war also fast ein Gebot der Stunde, dass wir uns damit befassen“, erzählte der Marken- und Digitalisierungsbotschafter im Rahmen des LOLYO SUCCESS-talks.
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Hier der gesamte Talk zum Nachschauen:
Niederschwellige Informationen im Onboarding-Prozess
Besonders das Onboarding sollte übersichtlicher gestaltet werden und neuen Teammitgliedern den Einstieg ins Unternehmen erleichtern: „Wer zu uns kommt, egal in welcher Rolle, muss verschiedene Systeme bedienen. Das beginnt bei der Zeiterfassung und reicht bis zur Spesenabrechnung. Man muss verschiedene Zusammenhänge erst einmal verstehen. Diese Infos gab es im alten Intranet auch schon, aber sie waren nicht gepflegt oder nur zum Teil gepflegt und schwerer auffindbar. Und allein die Tatsache, dass man sich jetzt niederschwellig und einfach auf unserer eigenen Onboarding-Seite in der App informieren kann, hat viel Positives bewegt. Noch dazu ist der administrative Aufwand für uns sehr gering, denn es gibt eine Schnittstelle zu unserem Active Directory und jedes neue Teammitglied, das dort angelegt wird, bekommt auch automatisch einen Zugang zur App.“
Interessanter Content ist King
Genauso unkompliziert ist laut Dr. Pichler auch die tägliche Arbeit mit der App, die wie ein mobiles Social Intranet funktioniert, denn der administrative Aufwand sei kaum vorhanden: „Wir haben die App in den letzten Monaten bewusst kaum aktiv mit Inhalten befüllt, weil wir einmal beobachten wollten, wie sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst beteiligen. Und da sieht man deutlich, wenn es ein paar interessante Beiträge gibt aus unterschiedlichen Bereichen, geht die Interaktion sofort hinauf. Interessanter Content ist also King.“
Mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden täglich aktiv dabei
Weil die meisten Beschäftigten bei Manz am Computer-Arbeitsplatz im Einsatz sind, wird in erster Linie die Desktop-Version des Social Intranets genutzt, wie Dr. Pichler beschreibt: „Mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden nutzen die App mittlerweile täglich aktiv. Besonders wichtig ist dabei neben Terminen und News auch das Mitarbeiterverzeichnis, das im alten Intranet schwerer zugänglich war.“ Ebenfalls beliebt sind die Community-Bereiche mit den Boards für Leib und Seele, Kultur, Reisen und Sport sowie die Suche-Biete-Seite, wo sich im Austausch von Tipps ein regelrechter Social-Media-Effekt entwickelt hat.
Niederschwelliger Ersteinstieg ohne Doppelgleisigkeit
Für den App-Launch und die damit verbundenen Vorbereitungsarbeiten setzte man bei Manz auf ein eigenes Projektteam, bei dem verschiedene Funktionen aus dem Unternehmen repräsentiert waren. Dabei stand die Migration der Inhalte aus dem bestehenden Intranet und aus den bereits vorhanden internen Newslettern in das neue System im Vordergrund. Die Einführung der halloMANZ App erfolgte dann mit großem Überraschungseffekt: „Über Nacht sind alle Standorte im Unternehmen beklebt worden und Plakate wurden aufgehängt. Die Mitarbeitenden fanden außerdem Infomaterial mit einem QR-Code am Schreibtisch vor – es war also ein ganz einfach den Ersteinstieg zu wagen.“ Um die Nutzungsraten von Anfang an anzukurbeln, setzte das Projektteam „auf eine relativ harte Tour“, wie Dr. Pichler beschreibt: „Wir haben bestimmte Unternehmensinformationen, die bisher über E- Mail gelaufen sind, vom ersten Tag an auf halloMANZ verlegt, und zwar ohne Doppelgleisigkeit.“
Vertrauen sorgt für Community Feeling
Als Take-Home-Message des SUCCESS-talks appellierte Dr. Pichler an alle Teilnehmenden, den eigenen Mitarbeitenden Vertrauen zu schenken: „Die Mitarbeiter sind sicherlich nicht nur bei uns loyaler, disziplinierter, seriöser als man glaubt. Also die Sorge, dass die Kommunikation in der App nicht niveauvoll erfolgt, ist unbegründet – denn die war anfangs bei uns im Unternehmen schon gegeben. Gleichzeitig sind die Vorteile mannigfach, weil man einfach viele Kolleginnen und Kollegen dazu bringt, sich auch einzubringen, auch wenn sie vielleicht selbst nichts posten. Und es entsteht ein Community Feeling, auch wenn man sich länger nicht sieht.“ Und eine wertvolle Empfehlung hatte Dr. Pichler auch noch parat: „Ich würde allen empfehlen, die Enterprise-Version von LOLYO zu wählen, der App einen eigenen Namen zu geben, sie auch zu branden. Dadurch entsteht ein noch stärkerer Wiedererkennungswert.“
„Mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden nutzen die App mittlerweile täglich aktiv.“
Die halloMANZ App in Zahlen
- App-Launch im November 2022
- Fixer Bestandteil der internen Kommunikation sowie des Onboardings neuer Kolleg:innen
- Mehr als die Hälfte der MANZ-Angestellten besucht die App einmal täglich oder öfter
Interaktionsraten in den letzten Monaten
- Zugriffe: 20.702
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