Mehr als 600 Mitarbeitende, mehrere Standorte, Baustellen, Produktionen, Werke und unterschiedliche Unternehmensbereiche: Bei der RIEDER Unternehmensgruppe hat die interne Kommunikation ein Highlight: die Mitarbeiter-App.
Während Informationen bei Büroangestellten meist rasch ankamen, war die Situation für Mitarbeitende auf Baustellen, Produktionshallen oder in Werkstätten einst deutlich komplexer. Ausdrucke, Aushänge oder Informationen über beigelegte Zettel konnten die Anforderungen eines modernen Unternehmens irgendwann nicht mehr erfüllen. Die Entscheidung für eine Mitarbeiter-App fiel im Jahr 2023 deshalb nicht aus einem Trend heraus, sondern aus einem konkreten Bedarf. „Wir wollten jeden Mitarbeiter zeitgleich mit den gleichen Informationen versorgen“, erzählt Anna Guggenberger, Marketingmanagerin der RIEDER Unternehmensgruppe. Heute verbindet die LOLYO Mitarbeiter-App mehrere Unternehmen und Standorte innerhalb der Unternehmensgruppe digital miteinander. Dazu zählen unter anderem die Tiroler Lamellierholz GmbH in Silz, die Rieder‘s Quellen-Betriebe GmbH in der Tiroler Gemeinde Münster sowie die RIEDER GmbH & Co KG aus dem Zillertal mit mehreren Standorten in ganz Tirol.
Der Start kam mit dem Osterhasen
Dass interne Digitalisierung nicht trocken ablaufen muss, zeigte bereits die Einführung der LOLYO Mitarbeiter-App im Jahr 2023. Statt klassischer Einschulungen oder langer Informationsketten setzte das Unternehmen auf eine kreative Osteraktion. Jeder Mitarbeitende erhielt einen Osterhasen mit individuellem Code zur Registrierung. Die Idee dahinter war bewusst einfach gehalten. Mitarbeitende sollten spielerisch auf die neue Mitarbeiter-App aufmerksam gemacht werden. Die Registrierung erfolgte zunächst über einen Weblink, erst danach wurden die Zugangsdaten zur Mitarbeiter-App verschickt. Der Start funktionierte überraschend schnell. Bereits kurze Zeit nach dem Rollout nutzten laut interner Auswertung 71 Prozent der Mitarbeitenden die neue Plattform. Besonders überzeugt hat das Unternehmen damals der interaktive Ansatz von LOLYO. „Wir waren begeistert, dass es so eine Art Mitmach-App ist und man mit dem Mitmachen Punkte verdient“, so Guggenberger.
Eine Mitarbeiter-App, die mit dem Unternehmen wächst
Was bei der RIEDER Unternehmensgruppe besonders auffällt: Die LOLYO Mitarbeiter-App wurde nie als fertiges Kommunikations-System betrachtet. Stattdessen entwickelte sie sich Schritt für Schritt, angepasst an die Anforderungen des Unternehmens, weiter. „Die Mitarbeiter-App ist sehr dynamisch und man kann sehr viel damit machen“, sagt Guggenberger. Heute nutzt das Unternehmen LOLYO für Neuigkeiten, wichtige Dokumente, interne Kommunikation, Formulare, Umfragen, Schulungen, Mitarbeiterbenefits, Goodies, Stellenangebote, Mitarbeiterempfehlungen sowie den digitalen Mitarbeiterausweis. Viele Prozesse entstanden dabei erst im laufenden Betrieb. Genau diese Flexibilität beschreibt Guggenberger als großen Vorteil: „Man muss nicht alles sofort umsetzen, aber die Möglichkeiten sind äußerst vielfältig.“
Digitale Arbeitskleidung
Besonders sichtbar wurde die Digitalisierung bei der Arbeitskleidung. Was früher über PDF-Dateien oder Papierformulare abgewickelt wurde, läuft heute direkt über die LOLYO Mitarbeiter-App. Mitarbeitende bestellen ihre Arbeitskleidung mittlerweile digital am Smartphone. Formulare werden direkt ausgefüllt und abgesendet, ohne zusätzliche Ausdrucke oder Übergaben. „Die Arbeitskleidungsbestellung kommt sehr gut an, weil die Mitarbeitenden alles direkt am Handy erledigen können“, erzählt Guggenberger. Zusätzlich nutzt das Unternehmen dabei auch die integrierte Unterschriftenfunktion. „Die Unterschriftenfunktion bei Formularen ist ein wirklich nützliches Feature“, so Guggenberger.
Wissen dort verfügbar machen, wo gearbeitet wird
Der größte Teil der Mitarbeitenden arbeitet nicht im Büro, sondern direkt auf Baustellen, in Werkstätten, in der Produktion oder im Außendienst. Genau deshalb spielt mobile Verfügbarkeit bei der RIEDER Unternehmensgruppe eine zentrale Rolle. Dokumente, Informationen und Inhalte sollen dort abrufbar sein, wo sie tatsächlich gebraucht werden. „Man hat alles direkt am Handy und kann jederzeit darauf zugreifen“, sagt Guggenberger. Für Lehrlinge wurde zusätzlich ein eigenes „Lehre A bis Z“ Lexikon innerhalb der LOLYO Mitarbeiter-App aufgebaut. Dabei handelt es sich um ein digitales Nachschlagewerk mit Informationen rund um Ausbildung, Ansprechpartner und organisatorische Themen. „Es ist genial, weil man keine Informations-Mappen mehr ausdrucken muss“, erklärt Guggenberger.
Schulungen einfacher organisieren
Auch verpflichtende Schulungen werden mittlerweile über die LOLYO Mitarbeiter-App organisiert. Besonders bei der RIEDER‘s Quellen-Betriebe GmbH, die im Lebensmittelbereich tätig ist, müssen Mitarbeitende regelmäßig Schulungen absolvieren und dokumentieren. Die digitale Lösung reduziert dabei vor allem den organisatorischen Aufwand. „Die Mitarbeiter-App hat alles erfüllt, was unser Qualitätsmanager für die Dokumentation benötigt hat“, berichtet Guggenberger. Gleichzeitig bringe es dem Unternehmen spürbar Zeiteffizienz: „Durch die Mitarbeiter-App haben wir uns viel Arbeit erspart“, freut sich Guggenberger. Vor allem die Möglichkeit, Schulungen bestimmten Gruppen zuzuweisen und deren Status nachzuverfolgen, erleichtere die Verwaltung deutlich.
Warum Goodies bei RIEDER mehr sind als nur Extras
Ein zentraler Bestandteil der LOLYO Mitarbeiter-App bei RIEDER ist das Mitmachsystem mit Punkten und Goodies durch den integrierten „Mitmach-Booster“. Mitarbeitende sammeln Punkte und können diese gegen unterschiedliche Artikel einlösen angefangen von einer exklusiven Teambekleidung bis hin zu Sporttickets. Besonders kreativ wurde das Unternehmen mit einer digitalen Tombola innerhalb der Mitarbeiter-App. Mitarbeitende können Punkte gegen Lose eintauschen und an Verlosungen teilnehmen. „Mit der Tombola und den Goodies bleibt die Mitarbeiter-App spannend“, sagt Guggenberger. Neue Aktionen werden dabei bewusst angekündigt, um Aufmerksamkeit und Beteiligung hochzuhalten. „Dadurch bleibt die Neugierde und damit die Nutzung der Mitarbeiter-App stets hoch“, erklärt sie.
Freiwillig statt verpflichtend
Die RIEDER Unternehmensgruppe wollte die Nutzung der Mitarbeiter-App von Anfang an nicht bezwingen. Stattdessen sollten die Funktionen und Inhalte selbst überzeugen. „Wir wollten die Mitarbeitenden nie aufdrängen, die Mitarbeiter-App zu verwenden, sondern sie so attraktiv gestalten, dass sie freiwillig genutzt wird und die Mitarbeitenden vom Mehrwert überzeugt sind“, erzählt Guggenberger. Dass dieser Ansatz funktioniert, zeigt sich heute im Alltag. Die LOLYO Mitarbeiter-App ist fixer Bestandteil der internen Kommunikation geworden und bündelt Informationen, Dokumente und Prozesse an einem zentralen Ort. Für Guggenberger liegt genau darin die größte Stärke: „Für die Mitarbeitenden ist es praktisch, weil man ein zentrales Tool hat und nicht überall hin- und herspringen muss.“
Never stop a running system!
Auch nach der erfolgreichen Einführung entwickelt sich die LOLYO Mitarbeiter-App bei der RIEDER Unternehmensgruppe laufend weiter. Neue Ideen werden ergänzt, Prozesse angepasst und zusätzliche Funktionen Schritt für Schritt integriert. Genau diese Offenheit ist für Guggenberger einer der Hauptgründe, warum sie LOLYO weiterempfehlen würde. „LOLYO kann viel, ist dynamisch und man fühlt sich gut betreut“, sagt sie. Besonders positiv hebt sie auch die Zusammenarbeit mit dem Support-Team hervor: „Man fühlt sich bei LOLYO nicht alleingelassen.“ Oder wie sie selbst die Plattform zusammenfasst: „Dynamisch, informativ und leicht handhabbar.“
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