Rathaus, Bauhof, Kinderbetreuung, Seniorenzentrum oder andere Dienststellen: In einer Stadtgemeinde arbeiten Menschen an ganz unterschiedlichen Orten, zu unterschiedlichen Zeiten und unter sehr unterschiedlichen Bedingungen.
Für die interne Kommunikation ist das eine Herausforderung. Die Stadtgemeinde Schwechat setzt deshalb auf die LOLYO Mitarbeiter-App „Team Schwechat“ – und hat damit einen digitalen Ort geschaffen, der Informationen, Austausch und gemeinsames Erleben verbindet.
Informationen dort, wo die Mitarbeitenden sind
Nicht alle Mitarbeitenden sitzen täglich am Computer oder haben einen festen Büroarbeitsplatz. Gerade in einer Gemeinde mit vielen unterschiedlichen Dienstorten und Arbeitszeiten ist es daher entscheidend, Informationen möglichst unkompliziert für alle zugänglich zu machen. Mit „Team Schwechat“ hat die Stadtgemeinde einen Kommunikationskanal geschaffen, der direkt am Smartphone erreichbar ist. „LOLYO ist einfach, weil es am eigenen Handy ist. Ich muss nicht extra am PC sein und ein E-Mail schreiben“, beschreibt Karin Annerl-Pillwein den praktischen Nutzen der Mitarbeiter-App. Auch Push-Nachrichten spielen dabei eine wichtige Rolle. „Für die meisten News schicke ich auch eine Push-Nachricht aus, damit die Kolleginnen mitkriegen: Hey, da ist was Neues“, erklärt Annerl-Pillwein. Die Mitarbeitenden müssen also nicht regelmäßig selbst nachsehen, ob es neue Informationen gibt. Das unterscheidet die Mitarbeiter-App für sie auch von der früheren internen Website: „Die LOLYO Mitarbeiter-App ist viel praktikabler als eine interne Webseite, wo ich aktiv regelmäßig nachschauen muss“, sagt Annerl-Pillwein.
Wenn Kommunikation nicht am Schreibtisch endet
Die Mitarbeiter-App dient in Schwechat allerdings nicht nur dazu, Informationen zu verteilen. Gerade im täglichen Austausch zeigt sich, welchen Unterschied ein mobiler Kommunikationskanal machen kann. „Von der Chat-Funktion bin ich auch sehr begeistert“, sagt Annerl-Pillwein. Besonders praktisch ist das für ihre Zusammenarbeit mit Kolleginnen, die kaum mit einem Computer arbeiten. Wenn bei einem Programm etwas nicht funktioniert, können sie beispielsweise direkt ein Foto über die Mitarbeiter-App schicken. „Wenn das Programm nicht tut was es soll, können sie mir ein Handyfoto schicken in der App und ich erkenne besser was los ist, als wenn wir am Telefon darüber reden würden. Und es ist einfach so schnell“, erzählt sie. So lassen sich Fragen und Abstimmungen klären, ohne dass dafür ein persönliches Treffen oder mehrere Telefonate notwendig sind. Gerade bei Mitarbeitenden mit wechselnden Dienstzeiten ist das ein wesentlicher Vorteil. „Ich würde sie sonst nie alle im Team erreichen, weil sie sich abwechseln vor Ort“, erklärt Annerl-Pillwein.
Vom Informationskanal zum gemeinsamen Ort
Neben dem praktischen Nutzen hat die Mitarbeiter-App für Annerl-Pillwein noch eine andere Funktion: Sie bringt Menschen zusammen, die sich im Arbeitsalltag oft gar nicht begegnen. „Ich finde auch, dass die Mitarbeiter-App näher zusammenführt“, sagt sie. In der Mitarbeiter-App können Fotos von gemeinsamen Veranstaltungen, Ausflügen oder Aktionen geteilt werden. Damit wird sichtbar, was an den verschiedenen Dienstorten passiert – und auch für jene zugänglich, die selbst nicht dabei waren. Für Annerl-Pillwein geht dieser Gedanke noch weiter: „Ich finde, LOLYO ist auch ein Ort, auch wenn es ein digitaler Ort ist. Es fördert die Gemeinschaft.“ Denn während bei einer Weihnachtsfeier vielleicht ein Teil der Belegschaft zusammenkommt, sind in der Mitarbeiter-App alle Mitarbeitenden an einem gemeinsamen digitalen Ort vertreten. „Das ist quasi ein Ort, wo alle gemeinsam sind“, beschreibt sie. Eine weitere Dimension ist für sie die Gleichberechtigung beim Zugang zu Informationen und Austausch. „Ich finde, dass man gleichberechtigten Zugang zu den Infos hat“, sagt Annerl-Pillwein. Und auch bei der Beteiligung spielt die Hierarchie keine Rolle: „Es kann einfach jeder gleichberechtigt kommentieren, seine Meinung sagen. Ob ich jetzt ein Gärtner bin oder der Stadtamtsdirektor, jeder kann unter einem Beitrag kommentieren und es wird beides gesehen.“
Mehr Beteiligung durch den Mitmach-Booster
Damit die Mitarbeiter-App nicht bei der reinen Informationsvermittlung bleibt, setzt die Stadtgemeinde auch auf spielerische Elemente. „Wir nutzen auch den Mitmach-Booster, das Punktesystem“, erklärt Annerl-Pillwein. Die Punkte können unter anderem für Aktivitäten gesammelt und im Goodie Store eingelöst werden. Dort finden sich Angebote, die unterschiedliche Interessen ansprechen. Besonders beliebt ist ein regionales Produkt: „Der Honig kommt im Goodie-Store besonders gut an.“ Auch neue Goodies werden über Push-Nachrichten angekündigt. Das sorgt dafür, dass die Angebote nicht im Hintergrund verschwinden. „Nach der Push-Nachricht wird dann genau dieses Ding auch öfter eingelöst, weil das gerade auf Interesse stößt“, beobachtet Annerl-Pillwein. Ein ähnliches Prinzip funktioniert bei den Mittagsmenüs. „Die Mittagsmenüs sind ein Punkt, der vor allem von Rathausbediensteten gut angenommen wird.“ Für Mitarbeitende im Rathaus, wo es keine eigene Kantine gibt, ist die Information über nahegelegene Lokale und deren Angebote besonders relevant.
Auch beim Recruiting hilft die Mitarbeiter-App
Die Mitarbeiter-App ist in Schwechat zudem zu einem zusätzlichen Kanal für die Personalsuche geworden. Dafür nutzt die Gemeinde die Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Funktion. „Bei den Stellenanzeigen nutzen wir die Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Funktion“, sagt Annerl-Pillwein. Besonders bei Stellen, für die keine spezielle Ausbildung notwendig ist, zeigt sich der Effekt: „Wenn zum Beispiel Reinigungskräfte gesucht werden, wird der Job geteilt und es kommen Rückmeldungen über die Mitarbeiter-App, auch Bewerbungen von Freunden und Bekannten.“ Damit erreicht eine Stellenanzeige nicht nur die eigenen Mitarbeitenden, sondern kann über deren persönliche Netzwerke weitergetragen werden.
Viele Informationen an einem Ort
Neben News, Chat und sozialen Funktionen nutzt Schwechat „Team Schwechat“ auch als zentrale Ablage für interne Informationen. In der Bibliothek finden Mitarbeitende unter anderem Dienstanweisungen, Verordnungen, Formulare und die digitale Mitarbeiterzeitung. „Wir haben schon viele Dokumente in der Bibliothek, z.B. Dienstanweisungen, Verordnungen, Formulare, aber auch unsere Mitarbeiterzeitung haben wir digital zum Nachlesen“, erklärt Annerl-Pillwein. Auch wichtige Links, etwa zum eigenen Lohnprogramm, sind direkt in der Mitarbeiter-App hinterlegt. Für die Nutzerinnen und Nutzer geht es dabei weniger um die technische Funktion als um einen einfachen Zugang: Sie müssen sich nicht merken, wo bestimmte Informationen oder Anwendungen zu finden sind.
Wenn aus digitaler Kommunikation schnelle Hilfe wird
Wie wertvoll ein direkter Kommunikationsweg sein kann, zeigte sich für die Stadtgemeinde bereits wenige Monate nach der Einführung. Beim Hochwasser in Niederösterreich 2024 wurden kurzfristig freiwillige Helferinnen und Helfer gesucht. Innerhalb einer Stunde meldeten sich 15 Mitarbeitende, die unter anderem beim Aufbau von Feldbetten und bei der Vorbereitung von Räumlichkeiten für mögliche Evakuierungen unterstützen konnten. Für zukünftige Situationen sieht Annerl-Pillwein zusätzlich Potenzial in den erweiterten Mitarbeiterprofilen. Dort lassen sich beispielsweise zusätzliche Qualifikationen und Fähigkeiten hinterlegen: „Welche Sprachen spreche ich, welchen Führerschein habe ich oder zusätzliche Qualifikationen wie eine Sanitäterausbildung. Solche Dinge zu wissen, ist schon von Vorteil.“ Damit könnte im Bedarfsfall schnell sichtbar werden, welche Fähigkeiten und Ressourcen innerhalb der eigenen Belegschaft vorhanden sind.
Eine Mitarbeiter-App wächst mit den Anforderungen
Für die Stadtgemeinde Schwechat ist die Entwicklung damit noch nicht abgeschlossen. Digitale Formulare, ein Dienstausweis oder eine stärkere Anbindung an Personalprozesse stehen unter anderem noch auf der Wunschliste. Annerl-Pillwein sieht gerade darin einen Vorteil: Eine Mitarbeiter-App muss nicht von Anfang an alle Prozesse abbilden, sondern kann Schritt für Schritt mit den Anforderungen der Organisation wachsen. Auch anderen Städten und Gemeinden würde sie LOLYO empfehlen. „Ich würde LOLYO auf jeden Fall anderen Gemeinden und Städten empfehlen“, sagt Annerl-Pillwein. Besonders relevant ist die Lösung ihrer Einschätzung nach dort, wo viele unterschiedliche Dienstorte und Arbeitszeiten zusammenkommen. Denn genau hier liegt für sie eine der größten Herausforderungen klassischer interner Kommunikation: alle Menschen tatsächlich zu erreichen. Was nach mittlerweile zwei Jahren Nutzung persönlich am stärksten hängen bleibt? Für Annerl-Pillwein ist die Antwort überraschend einfach: „Das Beste an LOLYO? Es macht einfach Spaß.“