Mit über 790 Mitarbeitenden setzt die Volksbank BRAWO in der internen Kommunikation stark auf Digitalisierung: 95 % der Bank-Mitarbeitenden nutzen die BRAWO Group App und schaffen damit eine solide Basis für eine gruppenweite Vernetzung, wie Personalleiter Michael Krupka im LOLYO SUCCESS-talk berichtete.
Die Volksbank BRAWO ist Teil der BRAWO Group – einer Finanzgruppe mit fast 400 Gesellschaften aus den Bereichen CSR, Corporate Investments, Finance, Green Energy und Real Estate. Diese Vielfalt bringt besondere Herausforderungen in der internen Kommunikation mit sich. „Wir wollten ein Tool, das überall funktioniert – unabhängig vom Standort und auch auf privaten Endgeräten nutzbar ist“, erklärte Michael Krupka im Rahmen des SUCCESS-talks. Die LOLYO Mitarbeiter-App bot genau diese Flexibilität und wurde schnell zum zentralen Kommunikationskanal innerhalb der Bank – und zwar von Anfang an.
Onboarding: Willkommen ab dem ersten Klick
Neue Mitarbeitende verbringen zwei Welcome-Days im Unternehmen, in denen sie die wichtigsten Bereiche, Ansprechpersonen und Prozesse kennenlernen. „Wir binden die App-Installation bewusst in die Welcome-Days ein. Neue Kolleginnen und Kollegen werden von der IT begleitet, damit der Einstieg reibungslos läuft“, berichtete Michael Krupka. Besonders hilfreich: Schon ab dem ersten Tag haben neue Mitarbeitende Zugriff auf Inhalte und Wissen, das ihnen im analogen Onboarding vermittelt wurde. So entsteht ein nahtloser Übergang vom ersten Willkommen bis in den Arbeitsalltag.
BRAWOpedia: Wissen jederzeit zugänglich
BRAWOpedia ist das inhaltliche Fundament der BRAWO Group App und ein zentraler Orientierungspunkt für alle Mitarbeitenden. Die Wissensbibliothek bündelt jene Informationen, die für ein gemeinsames Verständnis der Unternehmenskultur wesentlich sind: vom Leitbild über die Werte und Führungsgrundsätze bis hin zu strategischen Eckpunkten und praktischen Dokumenten. „Viele Inhalte kann man in den Welcome-Days gar nicht vollständig aufnehmen. Über BRAWOpedia lassen sie sich jederzeit nachlesen“, so Krupka. Für neue Mitarbeitende bedeutet das Sicherheit und Orientierung, für bestehende Mitarbeitende ein zuverlässiges Nachschlagewerk im Arbeitsalltag.
Newsfeed & redaktionelle Zusammenarbeit
Der Newsfeed fungiert als zentraler Informationskanal. Damit bleiben alle Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand, auch jene, die aufgrund von Urlaub, Elternzeit oder nicht täglich im Büro sind. „Wir haben viele Veranstaltungen und möchten die Mitarbeitenden auf dem Laufenden halten – auch jene, die abwesend sind“, erklärte Krupka. Inhalte aus Marketing und Kommunikation fließen ebenso ein wie Beiträge aus dem Personalmarketing oder aus einzelnen Fachbereichen. Auch Impulse aus den Teams finden ihren Weg in den Newsfeed und machen ihn zu einem lebendigen Abbild dessen, was im Unternehmen passiert.
Digitale Prozesse: Krankmeldung per Klick
Der Prozess rund um Krankmeldungen war früher uneinheitlich. Meldungen erreichten die Personalabteilung per E-Mail, telefonisch oder über den internen Kurierdienst. Für HR bedeutete das oft Sortieren, Nachfragen und Nachverfolgen.
Mit der BRAWO Group App wurde dieser Prozess vollständig neu gedacht. Die Krankmeldung ist heute als übersichtliches Formular abgebildet, das Mitarbeitende Schritt für Schritt durch alle notwendigen Angaben führt. „Heute läuft alles strukturiert über das Formular in der App – inklusive Erinnerung an die Führungskraft“, beschrieb Michael Krupka den vereinfachten Prozess.
Karriereportal: Jobchancen am Smartphone
Das interne Karriereportal zeigt, wie die App Informationen dort verfügbar macht, wo Mitarbeitende sie brauchen: direkt am Smartphone. „Wir wollten einen einfachen Zugang schaffen, ohne Umwege über andere Tools“, betont Krupka. Gerade für Kolleg:innen in Elternzeit ist das ein enormer Vorteil. Die App stellt sicher, dass interne Chancen sichtbar bleiben und niemand Entwicklungen im Unternehmen verpasst. Das stärkt interne Mobilität, Transparenz und langfristige Bindung.
Kontaktliste: Persönlicher, schneller, direkter
Die Kontaktliste gehört zu den meistgenutzten – und zugleich oft unterschätzten – Funktionen der Mitarbeiter-App. Sie bietet einen vollständigen Überblick über alle Kolleginnen und Kollegen, inklusive Funktion, Bereich, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. „Man findet sofort die richtigen Ansprechpersonen – und kann direkt telefonieren oder schreiben. Das ist ein riesiger Mehrwert“, sagt Krupka.
Regelmäßige Datenimporte sorgen dafür, dass Funktionen und Zuständigkeiten immer aktuell sind. Profilbilder verleihen der internen Kommunikation ein persönliches Gesicht und erleichtern gerade neuen Mitarbeitenden die Orientierung. Eine charmante Ergänzung ist die automatisierte Geburtstagsnachricht, die über das LOLYO Automation Tool ausgelöst wird – ein kleines, digitales Zeichen der Wertschätzung.
Der digitale Mitarbeiterausweis: Mehr als ein Ausgangspunkt
Der digitale Mitarbeiterausweis war der Ursprung der App-Idee. Eigentlich sollte nur eine Lösung für Benefits wie die Nutzung eines Fitnessstudios geschaffen werden. Doch beim Testen wurde schnell klar, wie vielseitig die App ist. „Als wir gesehen haben, was die App sonst noch kann, war schnell klar: Wir wollen mehr als nur einen Ausweis“, erinnert sich Krupka. Heute ist der Ausweis nahtlos integriert – inklusive Foto, Personalnummer, Unternehmenszugehörigkeit und QR-Code.
Events: Von Anmeldung bis Export – alles in einem Tool
Veranstaltungen spielen in der BRAWO Group eine wichtige Rolle – von großen Formaten wie den BRAWO Open über interne Jubiläen bis hin zu bereichsspezifischen Workshops. Mit der BRAWO Group App wurde die gesamte Eventorganisation deutlich übersichtlicher und effizienter. Wo früher verschiedene Kanäle genutzt wurden, bündelt die App heute alle Schritte zentral an einem Ort. „Gerade bei großen Veranstaltungen ist es enorm hilfreich, Anmeldungen direkt in der App im Blick zu behalten“, sagt Krupka. Dieser Vorteil zeigt sich in gleich mehreren Dimensionen: Mitarbeitende können sich mit wenigen Klicks direkt über die App anmelden, sehen auf einen Blick alle relevanten Eventinformationen und erhalten bei Bedarf automatische Erinnerungen. Für die Organisationsteams entsteht dadurch ein verlässlicher Überblick darüber, wie viele Personen sich bereits registriert haben.
Chat: DSGVO-konforme Kommunikation
Die interne Kommunikation war lange Zeit stark von einem großen Messengerdienst abhängig – mit all den bekannten Herausforderungen in Bezug auf Datenschutz, fehlende Trennung zwischen Privat- und Berufsleben und unübersichtlichen Gruppenchats. Mit der BRAWO Group App wurde dieser Bereich vollständig neu aufgesetzt und in ein professionelles, sicheres und klar strukturiertes System überführt. Die Chatfunktion ermöglicht heute sowohl direkte Gespräche zwischen einzelnen Mitarbeitenden als auch klar definierte Gruppen für Teams, Projekte oder Führungskreise.
Learnings: Was Unternehmen mitnehmen können
Die Einführung einer Mitarbeiter-App ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern vor allem ein kultureller Veränderungsprozess. Im SUCCESS-talk teilte Michael Krupka seine wichtigsten Erkenntnisse – praxisnahe Tipps, die Unternehmen helfen, den Einstieg in die App-Welt strukturiert, realistisch und erfolgreich zu gestalten:
- Klein starten, groß denken: Ein Pilotbereich hilft, Erfahrungen zu sammeln, Strukturen zu testen und erste Erfolgsgeschichten zu erzeugen, bevor die App in die Breite geht.
- Stakeholder frühzeitig einbinden: IT, Datenschutz, PR und der Betriebsrat sollten von Anfang an involviert sein, um technische, rechtliche und kommunikative Anforderungen sauber abzustimmen.
- Klare Struktur und Vorbereitung: Inhalte müssen gut geplant, übersichtlich aufbereitet und sinnvoll priorisiert sein – nur dann erkennen Mitarbeitende sofort den Mehrwert.
- Botschafter im Unternehmen schaffen: Kolleg:innen, die begeistert vorangehen, tragen die App in ihre Teams und sorgen dafür, dass aus einem Tool ein gemeinsames Projekt wird.
- Regelmäßige Inhalte veröffentlichen: Eine App lebt von Aktivität. Kontinuierliche News, Impulse und Updates halten das Interesse hoch und machen die App zum natürlichen Bestandteil des Arbeitsalltags.
- Niedrige Einstiegshürden schaffen: Unterstützte Installation, persönliche Einführung und leicht verständliche Startinhalte sorgen dafür, dass der erste Kontakt positiv und unkompliziert ist.
- Feedback ernst nehmen: Rückmeldungen der Mitarbeitenden – von Funktionswünschen bis zu Designideen – helfen, die App weiterzuentwickeln und die Akzeptanz dauerhaft hochzuhalten.
Fazit: Eine App, die verbindet
Die BRAWO Group App zeigt eindrucksvoll, welchen Unterschied eine klar strukturierte, niedrigschwellige und konsequent genutzte digitale Plattform machen kann. Was als pragmatische Lösung für einen digitalen Mitarbeiterausweis begann, hat sich zu einem zentralen Kommunikations- und Kulturinstrument entwickelt, das den Alltag von hunderten Mitarbeitenden spürbar erleichtert.
Die App schafft Transparenz, stärkt die interne Vernetzung und macht Prozesse schneller und nachvollziehbarer. Sie bringt Teams zusammen und schafft ein gemeinsames digitales Zuhause, das über reine Information weit hinausgeht.
Besonders sichtbar wird der Erfolg dort, wo schnelle Kommunikation und ein verlässlicher Informationsfluss entscheidend sind: im Newsfeed, in den Chatgruppen, bei Events oder in den vereinheitlichten administrativen Workflows. Gleichzeitig bietet die BRAWO Group App einen Ort für Kultur, Austausch und Zugehörigkeit – etwas, das gerade in komplexen Organisationsstrukturen nicht selbstverständlich ist.
“Talks at Work”-Community-Extra für Sie
Das vollständige SUCCESS-talk-Video finden Sie exklusiv in unserer „talks at work“-Community! Dort haben Sie Zugang zum gesamten Gespräch mit der Volksbank BRAWO – inklusive Präsentation zum Download. Mehr Insights, mehr Aha-Momente, mehr Praxiswissen: Reinschauen lohnt sich!
Jetzt Newsletter abonnieren!
Frischer Content aus den Bereichen HR und interne Kommunikation – monatlich in Ihrem Postfach.
